Wie du eine To-do Liste schreibst die funktioniert

To-Do Listen gehören auf jeden Schreibtisch. Sie sind sowas wie der heilige Gral der Effektivität. Das stimmt sogar, wenn du sie richtig einsetzt. Wenn du eine hast, ist sie aber wahrscheinlich zu lang und wird täglich länger.

Wenn das so ist, wird es Zeit deine To-Do Liste zu kürzen und zu optimieren.   

Die gängigste Art der To-Do Liste ist ein einfacher Zettel, auf den man alles notiert, was erledigt werden muss. Hat man es abgearbeitet, wird es durchgestrichen. Wenn das Blatt voll ist kommt das nächste. Diese Methode ist sehr einfach aber auch oft unübersichtlich.

Im Netz finden sich unzählige Vorlagen zum Ausdrucken. Für Smartphones und Tablets gibt es vorinstallierte Möglichkeiten, meistens in Form der Notizen App. Darüber hinaus gibt es zusätzliche To-Do Listen Apps mit komplexen Funktionen, die alle helfen sollen deine To-Dos zu verwalten.

Was ist nun die optimale To-Do Liste? 

Das kommt auf deine Arbeitsweise und Aufgaben an. Letztendlich ist es aber auch eine Frage des eigenen Geschmacks. Unterm Strich solltest du es einfach halten. Eine To-Do Liste ist eine Liste, die dich an deine Aufgaben erinnern soll und mit deren Hilfe du den Überblick behältst. Es gibt keinen Grund es komplizierter zu machen, als den Bauplan des Todesterns. Keep it simple!

Die To-Do Liste ist für dich da, nicht du für sie. Also reduziere sie auf das Minimum. Es macht einen nicht erfolgreich oder gar effektiv, wenn man auf einem 800€ Gerät seine To-Dos via App sinnlos hin und her schiebt und sie rot und blau markiert. Genauso wenig ist sie ein komplexes Kunstwerk auf Papier. Du musst den Überblick über deine Aufgaben behalten. Das ist alles. 

Die To-Do Liste um die es hier geht, bietet dir einen Überblick über 14 Tage. Die Erstellung dauert eine Minute. Das Rohmaterial liegt auf deinem Schreibtisch und kostet für 14 Tage weniger als 3 Cent. Es handelt sich um ein spektakuläres Din A4 Blatt.

Bist du jetzt enttäuscht? Hast du dir mehr versprochen? Ärgere dich nicht. Ein bisschen was kommt noch.

Nein, ich schreibe meine To-Dos nicht einfach auf das Blatt bis es voll ist und werfe es dann weg. Wenn dem so wäre, hätte ich keinen Artikel dazu geschrieben.

Im nächsten Abschnitt siehst du, wie du aus einem einfachen Din A4 Blatt eine effektive To-Do Liste bastelst.

Die Bastelanleitung

Nimm ein Din A4 Blatt und falte es 3x in der Mitte der dann jeweils längsten Seite. Falte die Kanten ordentlich. Entfalte das Blatt wieder auf die volle Größe. Die Knicke haben das Blatt nun in 8 gleich große Felder pro Seite unterteilt. Jedes der so entstandenen Din A7 Felder ist deine To-Do Liste für einen Tag. 

To-Do ListeBeschrifte jetzt die Felder von oben links nach unten rechts mit Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa, So und dem Datum. Das achte Feld nennst du „offen“, „Übertrag“ oder „Zusammenfassung“. Drehe das Blatt um und beschrifte die zweite Seite auf die gleiche Weise. Jetzt hast du deine To-Do Liste für 14 Tage im Voraus. Fertig.

Bereite das Blatt schon Freitags vor. Einige Sachen für die nächste Woche fallen im Laufe des Freitags bereits an. Auch To-Dos die du nicht geschafft hast, solltest du gleich für die nächste Woche neu eintragen. Du kannst nicht-dringende Aufgaben für einen Tag innerhalb der nächsten zwei Wochen eintragen. So erstellt sich nebenbei schon dein grober Arbeitsplan. Die Liste passt zusammengefaltet in jede Hemdentasche, ins Portemonnaie und sogar in die Schutzhülle deines Handys. Sie geht sogar, wenn der Akku des Tabletts leer ist.

Für das ganze Jahr brauchst du nur 26 Din A4 Blätter. Deine To-Do Liste kostet dich weniger als 80 Cent im Jahr, ist aber Gold wert. Wenn die 14 Tage rum sind, hefte die Liste in einem Order ab. Du kannst so immer wieder nachschauen was wann zu tun war und erledigt wurde. Am Ende des Jahres kannst du dir leicht einen Überblick verschaffen. Oft vergisst man auch, was man alles gearbeitet hat. Ein Blick auf deine abgearbeiteten To-Do Listen hilft dir schnell auf die Sprünge. 

Dir reicht dir Platz nicht?

Dann falte statt einem Din A4 ein Din A3 Blatt.

Nein, tu das bitte nicht.

Wenn dir der Platz nicht reicht, schreibst du entweder zu groß oder du hast ganz einfach zu viele To-Dos pro Tag. Eventuell notierst du dir Sachen, die nicht auf deine To-Do Liste gehören. 3-4 Punkte pro Tag sind genug. Mehr wichtige Aufgaben schaffst du an einem Tag auch nicht. Deine Liste ist nicht dafür da, dir alles, was du arbeitest aufzuschreiben und abzuhaken damit du dir extrem geschäftig vorkommst. Sie soll dich an die wirklich wichtigen Dinge erinnern und deinen Tag strukturieren.

Hast du einen Job in dem es täglich unzählige Kleinigkeiten zu tun gibt, empfiehlt sich eher eine Checkliste. Die abzuarbeiten wäre dann der richtige Punkt auf deiner To-Do Liste. 

Nochmal: 3-4 wichtige Punkte pro Tag sind genug. Hast du mehr, musst du Punkte davon eliminieren oder delegieren. 

Deine ultimative To-Do Liste hast du jetzt gefunden. Damit sie auch funktioniert und da wir gerade in Fahrt sind, klären wir noch, was auf die Liste gehört und was nicht.

Was nicht auf die To-Do Liste gehört

Dinge, die du jeden Tag machst.
Der Sinn einer To-Do Liste ist, dich an wichtige Dinge zu erinnern. Dinge die du jeden Tag machst sind auch wichtig. Dafür kannst du dir, wenn nötig, eine Checkliste erstellen. Diese kannst du dir an deinen Arbeitsplatz hängen und jeden Tag durchgehen.

Dinge die du jeden Tag machst sind beispielsweise das Abrufen deiner Emails.
Das ist eine Selbstverständlichkeit an jedem Arbeitstag und muss nicht extra notiert werden. Außer, du lebst nach dem Buch „Die 4-Stunden Woche“ von Tim Ferris und liest deine Mails nur einmal in der Woche. Dann schreib es auf deine To-Do Liste.

Termine gehören auch nicht auf die To-Do Liste sondern in den Terminkalender. Bedarf ein Termin einer umfangreichen Vorbereitung oder Recherche, kann das wiederum ein Punkt auf der To-Do Liste sein.

Was auf deine To-Do Liste gehört

Auf deine To-Do Liste gehören Sonderaufgaben die einmalig oder nur selten anfallen wie z.B. eine Reservierung, Recherche, Bestellung oder die Besorgung einer Aufmerksamkeit für Geschäftspartner. 

Ausserdem Dringendes und Angelegenheiten mit Fristen wie die Buchung von Flügen, Kündigungen, Bestellung von Flyern und Plakaten und, wenn es mal wieder knapp wird, die Buchhaltung. Das Anmelden deines neuen Gewerbes oder die Eröffnung eines weiteren Geschäftskontos.

Auch Dinge die nicht von großer Tragweite aber dennoch wichtig sind, können auf die To-Do Liste. Das kann sein, den Anzug zur Reinigung zu bringen, Druckerpapier zu besorgen oder die 50 Euro zu überweisen die du dir bei der Kollegin geliehen hast.

Nun hast du eine Anleitung für deine To-Do Liste und weißt, was darauf gehört und was nicht. Das wird dir helfen deine Aufgaben zu strukturieren und effektiver zu arbeiten. Verbringe nicht deine Zeit damit, To-Do Listen, Kalender und Checklisten aufwändig zu pflegen. Sie sind für dich da, nicht du für sie. Sie sollen dir helfen effizient zu arbeiten, werden aber deine Arbeit nicht für dich erledigen.

Fazit

To-Do Listen sind eine gute Sache. Verbringe aber nicht deine kostbare Zeit damit sie zu pflegen wie ein Rennpferd. Nimm dir ein Din A4 Blatt, falte und beschrifte es wie oben beschrieben. Notiere dir pro Tag maximal 3 Punkte, die erledigt werden müssen. Nach 14 Tagen ist das Blatt voll. Hefte es ab und starte mit einem neuen. Auf geht´s.

Welche Form der To-Do Liste benutzt du bisher?